賃貸オフィス・賃貸店舗移転マニュアル 1.オフィス移転スケジュールの立て方
2.賃しオフィス賃し事務所物件の選び方
3.賃しオフィス賃し事務所の契約条件はここを確認
4.レイアウトプランの考え方
5.オフィス移転予算の組み方
6.オフィス移転後の確認事項

オフィス移転・全体スケジュール

オフィス規模の大小も関係するが、検討開始から移転まで半年以上みておくのが無難だ。
大まかな手順を下で紹介するので、詳細は次のページ以降を参考にしてほしい。

賃しオフィス・賃し事務所:オフィス移転全体スケジュール
全体スケジュール:オフィス移転マニュアル



オフィス移転の流れ

オフィス移転:スケジュールの立て方
>>まずは現オフィスの解約予告期間をチェック
オフィスの契約を解除するには、前もってオーナーやビル管理会社に解約予告をすることが義務づけられている。契約によって異なるが、解約希望日の半年以上前という場合が多い。解約日までは賃料を支払うことになるので、新オフィスと現オフィス両方の家賃を二重に支払うような事態は避けたい。現オフィスの契約書を見て、解約・退去に関する取り決めを確認しよう。
>>最初は大まかな予定を立てよう
移転には、さまざまな工事や作業がつきものなので、最初からきっちりしたスケジュールを組むのは不可能だ。初期段階では、解約予告期間から逆算した移転希望日をもとに左ページのような大まかな予定を組み、詳細は後から詰めていくようにしよう。後で作業時間が足りないといったことにならないよう、当初は余裕を持たせたい。
>>スケジュールの確定は、工事内容を詰めてから
スケジュールの詳細を確定していくためには、社内で担当者を決めて各会社と移転先の工事内容を詰め、必要な日数を割り出す必要がある。工事日は、依頼する工事会社だけでなく、移転先のビル管理会社との打ち合わせも必要な場合が多いので事前に確認しよう。工事は内装や電気配線、通信など多岐にわたる。作業内容によっては複数の工事を同時に進行できない場合もあるので注意が必要だ。また、什器を新調する場合には、製作や取り寄せに数週間かかることもある。搬入作業だけでなく、什器がいつ準備できるのかも考慮しなくてはならないケースもあると覚えておこう。
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オフィス探し・店舗探し:物件の選び方
>>移転目的に合わせた優先順位を考える
移転には「広くしたい」「賃料を抑えたい」などの目的があるはずだ。ところが多くの物件を見ていると、迷ったり混乱するなどで、当初の目的とずれた物件を選んでしまうこともある。満足度の高い移転を実現するために、新オフィスにどんなことを望むのか、あらかじめ賃料、広さ、立地などの条件をきちんと整理して優先順位をつけておくこと。
>>広さや範囲、相場は不動産会社でチェック
広さは、現オフィスを参考にしながら詰めていくのが基本だ。社員増加などを見込んで移転する場合の専有面積は、従業員1人当たり10〜12・で換算すると会議室や役員室なども含めた目安になる。また、契約面積は「ワンフロア丸ごと」「トイレやエレベーターホールは含まない」など、執務スペースの有効範囲が物件によって異なるので、よく確認しよう。なお、相場は立地によって変わってくるので、不動産会社で聞いて必要な広さと賃料のバランスがとれる物件を探すように。
>>設備・仕様や立地は現地で確認
候補が絞られてきたら下見に行く。設備・仕様では、空調の吹き出し口がどこにあるのか、セキュリティ対策が導入されているか(または後から導入可能か)、IT関連設備に対応しやすい二重床構造になっているかなどを確認しよう。また、同じビル内の他のテナントの様子も見ておきたい。立地では最寄駅からの経路や所要時間などを確認しておくこと。
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貸しオフィス・貸し事務所:契約条件はここを確認
>>敷金や保証金について
賃貸オフィスの契約時には、敷金や保証金という名目で、賃料の数カ月分が必要となる。この費用は、基本的には賃料滞納時の担保や、退去時の原状回復費用に充当するものとしての意味合いを持つ。額面や退去時の返還方法、償却方法などのルールは物件によって異なるため、どのような用途でいくら必要なのかや、扱いに関する取り決めをしっかり確認しよう。なお、現オフィスでも敷金か保証金を預けてあるはずだ。解約にともなう原状回復費用がどれくらいかかるのか、必要費用を差し引いた残額の返還などはどうなっているのかを確認しておこう。
>>どこまでが賃料に含まれるのか
専有部分として借りられる範囲を確認。共用廊下の照明やエレベーターなど、オーナーや管理会社のほうで負担するのはどの部分になるのかなども見ておくこと。賃料の改定がある場合は、その取り決めにも注意。どのタイミングで連絡をもらえるのか、旧賃料と新賃料の差額は、敷金や保証金にも影響するのかなどを確認しておこう。
>>設備の利用方法や工事に関するルール
空調設備の稼働時間や、オフィス自体の利用時間に制限が設けられている場合もある。契約までに内容を把握して、自社の業務内容に不都合がないか確認しておこう。また、物件によってはビル管理会社が工事内容を把握しておくためなどの理由で、移転時に依頼する電気工事会社や内装工事会社を指定される場合もある。見積もりをどこに依頼するか検討する際などにも影響するので、指定業者の有無も契約までに確認しておこう。
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オフィス移転:レイアウトプランの考え方
>>先の予定も確認しながら什器や個室を配置
物件が決まったら、オフィス内のレイアウトを考える。各部署の責任者などから希望を聞いて効率的な配置を決めていくが、人によってさまざまな要望や意見が出てくるので、全体のまとめ役を立てること。会議室や役員室など、同じフロア内に個室を設けたい場合は、空調設備の新設工事などが必要になることもある。費用を抑えるには個室の場所を既存の空調吹き出し口などに合わせるといった工夫も必要だ。将来、組織変更や人員増に伴ってレイアウトを変える可能性があるなら、その都度大きな工事をしなくて済むような配慮もお忘れなく。
>>IT関連機器の移転には特に注意
社内LANなどのネットワーク構築が必要なら、サーバを置く場所や配線の都合からレイアウトに制限が発生することも考えられる。また、サーバの移転や新設には、規模によっては計画から実施まで1カ月単位で時間がかかることもある。いずれも盲点になりがちなので注意が必要だ。社内の情報システム担当者、もしくは依頼している情報システム会社に早めに移転計画を打診して、レイアウトや移転に必要な時間などについて確認しておこう。
>>防災・防犯面にも配慮
空レイアウトというと業務効率だけに意識が集中しがちだが、防災・防犯面での配慮も必要だ。火災報知器の設置箇所に合わせて個室を設けたり、緊急避難時に妨げにならないような家具配置にする、動線を配慮したセキュリティー対策も必要だ。依頼した設計・施工会社によく確認してもらおう。
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オフィス移転:予算の組み方
>>費用は多めに考えるほうが無難
工事内容などは、レイアウト案を決めたあとも追加や変更が生じる。初期段階で概算を算出する際には、各費用を多めに考えておいたほうが無難。費用が発生する工程に見落としがないようチェックし、各業者から見積もりを取った際には、どの作業まで含まれているのかも確認しよう。
>>基本的には複数から見積もりを取って決定
予算を出すには、各種工事や什器の購入、引っ越しなど、すべて各専門会社から見積もりを取って集計することになる。この際、費用節減のためにも各作業ごとに複数の会社から見積もりを取って、価格やサービス内容がいちばん都合に合うところを選ぶよう心がけよう。以下に主な発生費用を挙げるので、移転前に社内で稟議書を作成・提出する必要があるなど、先に概算を算出したい場合は、こちらを参考にしてほしい。
移転にはこんな諸費用がかかる
●契約に必要な費用 敷金や保証金などの額面を不動産会社(仲介会社なら仲介手数料も必要)に確認。契約締結日から入居までの間に支払う。ランニングコストを考慮する際は、契約日から数カ月無料になるフリーレントの有無、共益費の額面も考慮に入れる
●各工事費用 移転の際には電気、電話、通信、内装などの工事が必要になる。支払いは、基本的には工事終了後だが、各社に確認しよう
●什器購入費用 移転に伴って什器を新調するなら、オフィス家具メーカーに購入費用や搬入設置費用を確認。こちらの料金も、基本的には後払い
●引っ越し費用 移転先のエリアが決まった時点で、引っ越し会社に現オフィスに来てもらい、荷物量と運ぶ距離から見積もりを出してもらう。支払いは作業終了後になる
●廃棄物処理費用 古い机や書棚など、不用になるものの量から確認。オプションサービスなどで、什器メーカーや引っ越し会社などが代行してくれることも。支払いは作業終了後
●原状回復費用 旧オフィスの原状回復にかかった費用は、預けてある敷金などから差し引かれて返還される。返還は原状回復工事終了後
●その他 対外的な移転案内や新しい名刺の印刷代がかかる。エリアが変わるなら通勤定期代なども考慮に入れる
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オフィス移転:移転後の確認事項
>>不備があった際の連絡先を整理
移転後になって「電話が通じない」「自分の荷物が足りない」といった事態が出てくることも考えられる。問題の有無や内容を把握するためにも「移転翌日の午前中」など時間を決めて、全社員に不備がないか確認させること。各施工会社や引っ越し会社の担当者には、移転翌日の朝から来訪・待機してもらうよう、事前に頼んでおくといい。これなら、支障があっても最短で処理できる。また、今後のために、各社への依頼内容・担当者名・連絡先などをきちんと整理し、一覧表をつくっておくのもお忘れなく。
>>最終見積もりと請求額の確認
全作業内容が確定して作業が完了すると、各会社から費用請求がくるが、作業の追加・変更のために当初の見積もりとは額面が変わっている場合が多い。内容と金額に大幅なズレがないかをしっかり確認しよう。
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最低でも電気工事、内装工事、電話工事、LAN工事、引っ越しといった作業は、各専門会社に依頼することになる。また、レイアウトプランを設計会社や什器メーカーに頼む場合は、さらに依頼先が増える。これらをコントロールするのはかなりの重労働だ。そこで、移転関連の諸業務を代行してくれる不動産会社やコンサルティング会社を利用するのも手だ。移転のコンサルティングは、それを専門にしているところや什器メーカー系、IT系など、さまざまな会社があり、個々で得意とする分野も異なる。自社の都合に合う会社を選択しよう。こういった会社を活用すれば、社内担当者が本来の業務に専念できるという意味でも依頼する価値があるのでは?
     
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